Approvisionnements

Vivez la puissance d’un processus d’achat automatisé

Un système des ressources matérielles informatisé gère efficacement vos approvisionnements afin de réguler vos commandes et de contrôler vos dépenses.

Offre

Complètement intégré au logiciel Comptabilité d’ACCEO Municipal, le logiciel d’approvisionnement contribue à optimiser le processus d’achat dans votre municipalité, tout en permettant un contrôle des dépenses accru selon les politiques d’achat définies.

  • Simplification des tâches du personnel responsable de l’approvisionnement;
  • Réduction du temps de travail et des coûts des services municipaux;
  • Double saisie et risques d’erreurs évités;
  • Accès en temps réel aux données pour des décisions éclairées;
  • Gestion contrôlée et régulée des ententes légales.

Modules

Gestion des fournisseurs

Créez des listes de fournisseurs enregistrés qui accélèrent le processus de commande et simplifient l’acheminement de factures.

Ce module permet d’alimenter les informations spécifiques sur vos différents fournisseurs en y attachant des informations propres à leurs produits et services. Les informations associées seront utiles lors des appels d’offres et faciliteront la gestion des commandes.

Gestion des commandes

Décentralisez vos achats par département pour faciliter la gestion des commandes et en réduire le temps d’exécution.

La décentralisation des achats par département responsabilise chacun d’eux face à leurs besoins en biens et services. Avec les options d’alertes, les approbateurs et acheteurs minimisent le temps d’exécution associé à l’autorisation et au traitement des commandes.

Autorisation hiérarchique

Créez une structure hiérarchique respectant votre politique d’achat, augmentez la rapidité d’exécution des intervenants et sécurisez la gestion de vos dépenses.

Le module Autorisation hiérarchique permet aux utilisateurs, selon leur accès, d’effectuer des actions spécifiques telles que l’envoi et la réception de courriels auprès des fournisseurs, la fermeture et ouverture des périodes, le verrouillage du système et les autres options reliées à la gestion des tâches.

Réception des marchandises

Recevez les commandes avec la mise à jour automatique des quantités de commandes reçues pour un contrôle efficace entre la facturation et les commandes.

Avec les différentes fonctions de réception des marchandises, vous pourrez annuler facilement une réception en erreur, gérer aisément des réceptions dans une période antérieure ou encore limiter les réceptions sur un point de livraison.

Gestion contractuelle

Automatisez la gestion de vos contrats d’approvisionnement pour des suivis et un contrôle rigoureux avec vos fournisseurs.

La gestion de vos ententes légales est beaucoup plus simple et rigoureuse avec le module Gestion contractuelle. Les différentes fonctionnalités assurent un contrôle adéquat des dépassements de coûts avec une vue, en temps réel, sur les engagements, les dépenses réelles et les soldes disponibles pour les contrats octroyés. L’information cumulée et centralisée vous permet de répondre aux exigences de publication sur le SEAO et de simplifier vos présentations au Conseil.

Modules optionnels

Ces modules optionnels au logiciel de base répondent à vos besoins spécifiques pour la gestion d’un processus complet.

Gestion des requêtes

Décentralisez la gestion de vos requêtes utilisateur et appliquez un contrôle budgétaire et des approbations hiérarchiques spécifiques.

Avec la Gestion des requêtes, il est possible de demander un produit d’inventaire en tant qu’achat direct ou encore d’inscrire une description de la requête pour en faciliter la gestion. Il est également possible de créer une requête à partir d’une facture ou d’un numéro de résolution et d’associer celle-ci directement à un fournisseur.

Gestion des négociations

Centralisez les négociations entre les acheteurs et les fournisseurs.

Le module Gestion des négociations permet une visualisation instantanée des statuts des négociations en cours. L’adjudication partielle par fournisseur ou totale pour un seul fournisseur et l’ajout d’un produit sur une requête déjà existante sont des fonctions offertes par ce module.

Gestion de l’inventaire

Créez un magasin/une réserve offrant des disponibilités immédiates des produits accélérant l’accès à ceux-ci par les utilisateurs.

Les fonctions de gestion de l’inventaire offrent la possibilité d’ajuster les minimums et maximums, ainsi que les points de commande associés à vos fiches Produits et Réserve en un seul clic. Avec l’option Ajustement proportionnel, vous aurez la possibilité d’ajuster votre inventaire en tout temps pour plus de flexibilité.

L’ajout d’un lecteur de codes à barres permet de faire une capture informatisée de données à partir d’étiquettes, ou de manière manuelle en configuration WiFi ou avec fil. La prise d’inventaire est donc rapide et permet la mise à jour régulière de vos stocks.

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